Esta Política explica como o AcademyFlow trata dados pessoais no site www.academyflow.com.br, no cadastro de novas academias e no sistema app.academyflow.com.br, de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018, “LGPD”) e o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).
1. Quem somos
O AcademyFlow é um sistema de gestão para academias de artes marciais, oferecido por Invox Consultoria e Assessoria em Tecnologia Ltda (Invox Tecnologia), inscrita no CNPJ sob o nº 33.586.027/0001-67, com sede em Rua Doutor Arthur Jorge, 1510, Monte Castelo, Campo Grande/MS, CEP 79010-210 (“AcademyFlow”, “nós”).
2. Em que papel tratamos os seus dados
A LGPD distingue quem decide sobre os dados (controlador) de quem os trata em nome de outro (operador). No AcademyFlow, os dois papéis existem:
- Somos controladores dos dados de quem visita o site, de quem faz o cadastro de uma academia e dos usuários das academias (donos, administrativos, professores e colaboradores) na relação deles com o AcademyFlow: conta de acesso, assinatura e pagamento do plano, suporte e comunicações sobre o serviço.
- Somos operadores dos dados que cada academia cadastra no sistema sobre os seus alunos, responsáveis, professores e demais pessoas (cadastros, presenças, graduações, contratos, mensalidades, ficha de saúde e mensagens). Quem decide sobre esses dados é a academia, que é a controladora. Nós os tratamos apenas para prestar o serviço contratado e conforme as instruções dela.
3. Quais dados coletamos
No site
- Dados de navegação: endereço IP, tipo de navegador e dispositivo, páginas visitadas, data e hora de acesso e origem da visita (como o anúncio ou o site que trouxe você).
- Cookies e identificadores de medição, conforme a seção 5.
No cadastro de uma nova academia
- Nome do responsável, nome da academia, e-mail, telefone (WhatsApp) e CPF ou CNPJ.
- Plano e ciclo de pagamento escolhidos e a forma de pagamento.
- Códigos de verificação enviados por e-mail ou WhatsApp, usados só para confirmar o contato.
No uso do sistema
- Dados da conta: nome, e-mail, perfil de acesso e senha (guardada com criptografia irreversível: nem a nossa equipe consegue lê-la).
- Registros de acesso e de uso: data, hora, endereço IP, ações realizadas no sistema e registros técnicos de erro.
- Dados da academia: razão social, CNPJ, telefone, endereço, logotipo e configurações.
- Dados que a academia registra sobre alunos e outras pessoas (seção 6).
Em pagamentos
- Dados necessários para emitir e conciliar cobranças (nome, CPF/CNPJ, e-mail, telefone e, para boleto, endereço). Os dados de cartão de crédito são digitados diretamente na página do intermediador de pagamento e não passam pelos nossos servidores.
4. Para que usamos os dados e com que base legal
- Criar e manter a conta da academia, prestar o serviço e dar suporte: execução de contrato (art. 7º, V).
- Cobrar o plano do AcademyFlow e emitir comprovantes: execução de contrato e cumprimento de obrigação legal, inclusive fiscal (art. 7º, II e V).
- Confirmar e-mail e telefone no cadastro e proteger as contas contra fraude e acesso indevido: legítimo interesse (art. 7º, IX).
- Guardar os registros de acesso pelo prazo exigido em lei: obrigação legal (Marco Civil da Internet, art. 15).
- Avisar sobre novidades, instabilidades e mudanças no serviço: execução de contrato e legítimo interesse.
- Medir o desempenho do site e dos anúncios: consentimento (art. 7º, I), dado no aviso de cookies (seção 5).
- Defender direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais: exercício regular de direitos (art. 7º, VI).
Não vendemos dados pessoais e não usamos os dados dos alunos das academias para publicidade.
5. Cookies e medição de anúncios
O site usa o Google Tag Manager para gerenciar ferramentas de medição, como as do Google (Analytics e Ads) e da Meta (Facebook e Instagram). Elas usam cookies e identificadores para saber quantas pessoas visitaram o site, de onde vieram e quantas concluíram o cadastro, e assim avaliar e melhorar as nossas campanhas.
Também usamos o Microsoft Clarity para entender como o site é usado, por meio de mapas de calor e gravações da navegação, como cliques, rolagem e páginas visitadas. O texto das páginas e o que é digitado nos campos ficam ocultos nessas gravações. O Clarity só é ativado se você aceitar no aviso de cookies.
- Cookies necessários fazem o site e o cadastro funcionarem e não dependem de consentimento.
- Cookies de medição e de publicidade só são usados se você aceitar no aviso de cookies. Você pode recusar e pode mudar a sua escolha a qualquer momento, sem prejuízo para o uso do site. Para mudar a sua escolha, use o botão “Alterar preferências de cookies” nesta página.
- Você também pode apagar ou bloquear cookies nas configurações do seu navegador.
Quando o cadastro é concluído, informamos a essas ferramentas apenas o plano e o ciclo escolhidos, o valor do plano e um código interno da conta, nunca nome, e-mail, telefone ou CPF/CNPJ. O sistema (app.academyflow.com.br) não usa ferramentas de publicidade nem de medição de terceiros.
6. Dados de alunos, inclusive crianças e adolescentes
A academia é a controladora dos dados que registra no AcademyFlow sobre os seus alunos e responsáveis, e cabe a ela informá-los, definir a base legal de cada tratamento e atender aos pedidos dos titulares. Isso inclui:
- Crianças e adolescentes (art. 14 da LGPD): o tratamento deve ser feito no melhor interesse deles, e a academia é responsável por obter o consentimento específico de ao menos um dos pais ou do responsável legal quando exigido. Os formulários públicos de matrícula pedem os dados do responsável legal sempre que o aluno é menor de 18 anos.
- Dados de saúde (tipo sanguíneo, alergias, medicamentos, condições preexistentes e contato de emergência) são dados pessoais sensíveis (art. 11). Eles servem à proteção da vida e da integridade física do aluno durante as atividades e devem ser acessados apenas por quem precisa deles.
Como operadores, usamos esses dados somente para prestar o serviço, não os compartilhamos para finalidades próprias e aplicamos a eles as medidas de segurança da seção 9. Se você é aluno ou responsável e quer exercer os seus direitos sobre esses dados, procure a sua academia; se nos procurar, encaminharemos o pedido a ela.
7. Com quem compartilhamos
Compartilhamos dados apenas com fornecedores necessários para o serviço funcionar, que os tratam conforme as nossas instruções e com obrigações de segurança e confidencialidade:
- Hospedagem e e-mail: Hostinger, onde ficam os servidores do sistema e o serviço de envio dos e-mails do sistema.
- Pagamentos: Asaas e Mercado Pago, para emitir cobranças (PIX, boleto e cartão) e confirmar pagamentos, tanto do plano do AcademyFlow quanto das mensalidades que a academia cobra dos alunos quando ela usa essa integração.
- Mensagens de WhatsApp: provedores de conexão com o WhatsApp configurados pela academia, para o envio de lembretes, recibos e códigos de verificação.
- Consulta de endereço: ViaCEP, que recebe apenas o CEP digitado, para preencher o endereço.
- Medição e anúncios: Google e Meta, somente com o seu consentimento (seção 5).
- Análise de uso do site: Microsoft (Clarity), somente com o seu consentimento (seção 5).
- Autoridades: quando houver obrigação legal ou ordem judicial.
8. Transferência internacional
Os servidores do sistema ficam no Brasil. Alguns fornecedores, como Google, Meta e Microsoft, podem tratar dados em outros países. Nesses casos, a transferência segue o art. 33 da LGPD, com fornecedores que adotam cláusulas contratuais e garantias de proteção de dados compatíveis com a lei brasileira.
9. Segurança
Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados contra acessos não autorizados, perda e alteração, entre elas: conexão criptografada (HTTPS) em todas as páginas, senhas guardadas com criptografia irreversível, separação dos dados de cada academia, controle de acesso por perfil dentro de cada academia e acesso restrito da nossa equipe, apenas quando necessário para o suporte e a operação. Se ocorrer um incidente de segurança que possa gerar risco ou dano relevante, comunicaremos os titulares afetados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), como determina a lei.
10. Por quanto tempo guardamos
- Os dados da conta e os dados registrados pela academia ficam guardados enquanto o contrato estiver ativo.
- Depois do encerramento, os dados são excluídos ou anonimizados, salvo os que precisamos manter para cumprir obrigação legal ou regulatória ou para o exercício regular de direitos.
- Os registros de acesso ao site e ao sistema são guardados por, no mínimo, 6 meses (Marco Civil da Internet, art. 15).
- Documentos de cobrança e pagamento do plano são guardados pelo prazo exigido pela legislação fiscal e tributária.
- Registros técnicos de erro do sistema são apagados automaticamente após 90 dias.
- Dados de cadastros iniciados e não concluídos são usados apenas para concluir aquele cadastro.
11. Seus direitos
Pela LGPD (art. 18), você pode, a qualquer momento:
- confirmar se tratamos dados seus e acessá-los;
- corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- pedir a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
- pedir a portabilidade dos dados a outro fornecedor;
- pedir a eliminação dos dados tratados com base no seu consentimento e revogar esse consentimento;
- saber com quem compartilhamos os seus dados;
- ser informado sobre a possibilidade de não dar consentimento e as consequências disso;
- pedir a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado;
- apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Para exercer esses direitos, fale com o nosso encarregado pelo e-mail indicado na seção 12. Podemos pedir informações para confirmar a sua identidade antes de atender, para proteger os seus próprios dados. Responderemos dentro dos prazos previstos na lei. Dados de alunos devem ser solicitados à academia (seção 6).
12. Encarregado pelo tratamento de dados (DPO)
Encarregado: Bruno
E-mail: bruno@invoxtecnologia.com.br
13. Alterações desta Política
Podemos atualizar esta Política para refletir mudanças no serviço ou na legislação. A data da última atualização fica no topo da página. Mudanças relevantes serão comunicadas no próprio sistema ou por e-mail.